ติดธุระจนไม่สามารถไปสำนักงานที่ดินด้วยตัวเองได้ การมอบอำนาจให้ผู้อื่นดำเนินการแทนถือเป็นทางออกที่กฎหมายอนุญาต แต่เนื่องจากเรื่องที่ดินเป็นเรื่องใหญ่และมีมูลค่าสูง การมอบอำนาจจึงต้องทำด้วยความรอบคอบสูงสุด เพราะทุกการกระทำของผู้รับมอบอำนาจจะมีผลทางกฎหมายเสมือนว่าเจ้าของที่ดินเป็นผู้ดำเนินการด้วยตนเอง
การทำนิติกรรมเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ เช่น การซื้อขายหรือจำนอง จำเป็นต้องทำเป็นหนังสือ โดยควรใช้แบบพิมพ์ของกรมที่ดินโดยตรง เพื่อให้มีรายละเอียดสำคัญครบถ้วนและชัดเจน ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 แบบหลักตามประเภทของทรัพย์สิน ได้แก่
- แบบ ท.ด.21 สำหรับที่ดินที่มีโฉนดแล้ว
- แบบ ท.อ.4 สำหรับที่ดินที่ยังไม่มีโฉนด หรือสิ่งปลูกสร้าง
- แบบ อ.ช.21 สำหรับหนังสือกรรมสิทธิ์ห้องชุด
แม้กฎหมายจะอนุญาตให้ใช้กระดาษทั่วไปได้ แต่เนื้อหาภายในต้องมีสาระสำคัญครบถ้วนตามแบบของกรมที่ดิน
6 เรื่องสำคัญที่ต้องเช็กให้ดีก่อนลงชื่อ
- ระบุทรัพย์ให้ชัดเจน: กรอกรายละเอียดของที่ดินหรืออสังหาริมทรัพย์ เช่น เลขที่โฉนด ตำบล อำเภอ จังหวัด หรือสิ่งปลูกสร้างให้ถูกต้องและครบถ้วน
- ระบุเรื่องและอำนาจให้ละเอียด: กำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่ให้ชัดเจนว่าต้องการให้ทำอะไร เช่น ซื้อขาย จำนอง หรือทำนิติกรรมประเภทใด พร้อมระบุเงื่อนไขพิเศษเพิ่มเติม (ถ้ามี)
- ใช้หมึกและลายมือให้เป็นแบบเดียวกัน: ห้ามกรอกข้อความด้วยลายมือที่แตกต่างกันหลายคน หรือใช้หมึกคนละสี หากพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ควรใช้เครื่องพิมพ์เดียวกันตลอดฉบับ
- แก้ไข ขูดลบ หรือตกเติมต้องกำกับทุกแห่ง: หากมีการขีดฆ่า แก้ไข เพิ่มเติมข้อความ ต้องระบุจำนวนคำที่แก้ไข และผู้มอบอำนาจต้องลงลายมือชื่อกำกับไว้ทุกแห่ง
- ห้ามเซ็นชื่อในเอกสารที่ยังกรอกไม่ครบ: ตรวจสอบข้อความทั้งหมดให้ถูกต้องตรงตามความประสงค์ก่อนลงลายมือชื่อ และห้ามลงลายมือชื่อในกระดาษเปล่าโดยเด็ดขาด
- เรื่องพยานก็สำคัญ: โดยทั่วไปต้องมีพยานอย่างน้อย 1 คน แต่หากผู้มอบอำนาจใช้วิธีพิมพ์ลายนิ้วมือแทนการลงลายมือชื่อ จะต้องมีพยานลงชื่อรับรองอย่างน้อย 2 คน
- การตรวจสอบของเจ้าหน้าที่: หากมีเหตุอันควรสงสัยว่าผู้มอบอำนาจยังมีชีวิตอยู่หรือมีสติสัมปชัญญะสมบูรณ์หรือไม่ พนักงานเจ้าหน้าที่มีอำนาจเรียกตัวคู่กรณีหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องมาให้ถ้อยคำและตรวจสอบเอกสารหลักฐานเพิ่มเติมได้ทันที
กรณีมีคู่สมรสและตัวแทนสองฝ่ายต้องรู้อะไรบ้าง?
- กรณีมีคู่สมรส: หากทรัพย์สินดังกล่าวเป็นสินสมรสที่ต้องจัดการร่วมกัน และไม่มีหนังสือแสดงความยินยอมแยกต่างหาก คู่สมรสของผู้มอบอำนาจจะต้องร่วมลงชื่อเป็นพยานในหนังสือมอบอำนาจด้วย
- กรณีเป็นตัวแทนทั้งสองฝ่าย: หากบุคคลเดียวได้รับมอบอำนาจให้เป็นตัวแทนจากทั้งฝั่งผู้โอนและผู้รับโอน ผู้มอบอำนาจต้องระบุข้อความยินยอมให้ชัดเจนในหนังสือมอบอำนาจว่า ยินยอมให้ผู้รับมอบอำนาจเป็นตัวแทนของคู่สัญญาอีกฝ่ายหนึ่งได้
ข้อควรปฏิบัติสำหรับผู้ซื้อ
การซื้อขายที่ดินไม่ใช่เรื่องผิวเผิน ผู้ซื้อหรือผู้รับสิทธิควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเจ้าของที่ดินตัวจริงมีตัวตนอยู่จริง ยังมีชีวิตอยู่ และมีความประสงค์ที่จะขายที่ดินนั้นจริง หากพบข้อสงสัย สามารถติดต่อขอตรวจสอบหลักฐานทางทะเบียนที่ดินได้โดยตรงที่สำนักงานที่ดินก่อนตัดสินใจดำเนินการใด ๆ
สรุปหลักการจำง่าย ๆ ก่อนมอบอำนาจ
“ทรัพย์ต้องชัด – อำนาจต้องครบ – เอกสารต้องถูก – ก่อนเซ็นต้องตรวจ”
การมอบอำนาจเกี่ยวกับที่ดินไม่ใช่เพียงการเซ็นชื่อให้ใครสักคนไปทำธุระแทน แต่เป็นการมอบอำนาจทางกฎหมายที่มีผลผูกพันโดยตรง ดังนั้น การตรวจสอบความถูกต้องอย่างละเอียดทุกขั้นตอนจึงเป็นเกราะป้องกันที่ดีที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการฉ้อโกงและความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต